Warum nicht Excel?


Was lese ich in diesem Artikel?

In diesem Artikel sollen die Möglichkeiten und Grenzen von Excel bei der Ressourcenplanung dargestellt werden. Welche Anforderungen Software-Tools erfüllen sollten und was bei der Auswahl beachtet werden muss.


Stand der Dinge

Spezielle Software-Tools zur Ressourcenplanung kosten zusätzliches Geld für Anschaffung und Wartung und sind trotzdem keine Garantie für den Erfolg. Die Erfahrung zeigt aber, dass Betriebe ab einer bestimmten Größenordnung ohne geeignete IT-Unterstützung nicht mehr zurechtkommen.
Grundlegende Planungsaufgaben lassen sich mehr oder weniger gut auch mit Excel bewerkstelligen. Excel wird aber ohne aufwändige Zusatzprogrammierung beim Einsatz in der Ressourcenplanung schnell an seine Grenzen stoßen. Diese Zusatzprogrammierung kostet auch Geld und ist meistens so individuell, dass man sich in die Abhängigkeit des Entwicklers begibt.
Wer jetzt schon länger seine Planungen mit Excel macht, kennt sicher schon die eine oder andere Hürde aus eigener Erfahrung.
Grundsätzlich ist die Einsatzmöglichkeit von Excel abhängig von der Anzahl der zu verplanenden Ressourcen und der Anforderung, diese in Teams, Gruppen usw. zusammenfassen zu müssen. Ein weiteres Kriterium ist der Datenaustausch bzw. das gemeinsame Arbeiten an ein und derselben Planung.


Vorteile einer Excel-Lösung:

  • im Unternehmen vermutlich vorhanden, keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • schneller Aufbau von einfachen Übersichten
  • beliebige grafische Auswertungen
  • meist einfach bedienbar – jeder „kann“ Excel
  • oft hohe Akzeptanz, zumindest zu Beginn
  • offline verwendbar
  • alles kann gedruckt werden
  • individuell programmierbar

Nachteile einer Excel-Lösung:

  • Daten in einzelnen Dateien führen zwangsläufig zu Versionsproblemen.
  • Das gemeinsame Arbeiten mit denselben Daten bzw. in derselben Datei ist unkomfortabel bis unmöglich.
  • Die Änderungsmöglichkeiten machen ein teamübergreifendes Standardvorgehen schwierig.
  • Individuelle Anpassungen in der Tabellenstruktur erschweren die Vergleichbarkeit.
  • In Excel programmierte Lösungen lassen sich nur mit hohem Aufwand aktuell halten.
  • Zusammenfassen von Teams in einer Übersicht ist nur möglich, wenn die Tabellen aller Teams identisch aufgebaut sind.
  • Planungsdaten außerhalb des Teams sind wegen unterschiedlicher Strukturen kaum nutzbar.
  • Datenabfragen quer über Teams hinweg sind nicht möglich.
  • Zugriffsberechtigungen lassen sich nur schwierig durchsetzen

Ein zentrales, datenbankgestütztes Tool mit einer sicher zu bedienenden Benutzeroberfläche beseitigt die oben erwähnten Nachteile in einem Rutsch!
Trotzdem leben viele Unternehmen nach wie vor mit den augenscheinlichen Nachteilen. Das liegt daran, dass sich im Unternehmen niemand um ein wirklich geeignetes Werkzeug für die Ressourc enplanung kümmert. Irgendwie ist es ja schließlich immer gegangen mit Excel, Outlook und PostIts.
Für ein Software-Tool muss das zielgerichtete Arbeiten im Vordergrund stehen. Nachfolgend sind die wichtigsten Anforderungen aufgezählt, die ein modernes Tool erfüllen sollte:

  • Zentraler, gemeinsam genutzter Ressourcenpool
  • Planung mit generischen und namentlichen Ressourcen (Skills, Personen)
  • Projektplanung mit Vorgängen, Meilensteinen und Abhängigkeiten
  • Teamplanung und Gruppenbildung
  • Kein gegenseitiges Überschreiben der Daten bei mehreren Benutzern
  • Auslastungsübersichten pro Projekt, Person und Team
  • Einfaches und übersichtliches Änderungsmanagement

Allein die Anforderung an ein einfaches und übersichtliches Änderungsmanagement stellt für Excel eine unüberwindbare Hürde dar. Selbst mit aufwändigster und dementsprechend teurer Zusatzprogrammierung wird keine vernünftige Lösung möglich sein.

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